Verileriniz hakkında

Otelinizin veya işvereninizin personel kayıtları için kuruma özgü aydınlatma metni ayrıca geçerlidir. Platform hesabı ve teknik hizmetler ile işverenin tuttuğu kayıtlar ayrı değerlendirilir.

AideaHR, Aideasoft markasıyla sunulmaktadır.

Kullandığınız özelliklere göre aşağıdaki veri grupları işlenebilir. Her kullanıcı için bütün gruplar geçerli değildir.

Hesap ve iletişim

Ad, iletişim bilgileri, kullanıcı ve otel kimlikleri; giriş, hesap doğrulama ve yetkili özelliklere erişim için.

Çalışan ve iş süreçleri

Personel, vardiya, izin, mesai, devam ve başvuru kayıtları; otelinizin çalışan süreçleri için.

Mali ve personel belgeleri

Bordro, masraf, sağlık raporu, kimlik ve ilgili belgeler; kullandığınız modülün belge ve onay işlemleri için.

Misafir hizmetleri

Misafir hesabı, konaklama bağlantısı, hizmet talepleri, mesajlar ve paylaşılan içerikler; otel hizmetleri ve iletişim için.

Fotoğraf, imza ve dosyalar

Seçtiğiniz veya yüklediğiniz içerikler; profil, belge ve ilgili başvuru işlemleri için.

Konum ve cihaz bilgileri

Konum doğrulaması isteyen işlemlerde konum; bildirim cihaz belirteci ve teknik oturum bilgileri, bildirim ve hesap erişimini yönetmek için.

Kamera: QR okuma ve ilgili fotoğraf veya belge işlemleri için kullanılır. Fotoğraflar: seçim ve cihazınıza görsel kaydetme işlemlerinde kullanılır.

Konum: konum doğrulaması isteyen QR veya mesai işlemi sırasında alınabilir. Bu kullanım arka planda sürekli konum takibi anlamına gelmez.

Mikrofon: telsiz ve uygulama içi sesli iletişim özelliği kullanılırken ses aktarımı için gereklidir.

İzinleri cihaz ayarlarından yönetebilirsiniz. Bir izni vermemeniz, o izne ihtiyaç duyan özelliği etkileyebilir.

Ana veritabanı, yüklenen belge ve fotoğraflar ile yedekler, Türkiye’deki Netverim VPS altyapımızda tutulur. Ana veritabanında PostgreSQL kullanılır.

Merkezi hesap, personel ve asistan hizmetlerine bağlantılar HTTPS üzerinden yapılır. Yerel oda takibi ve sesli iletişim bağlantılarında HTTP veya şifrelenmemiş WebSocket bağlantıları da desteklenir. Bu nedenle bütün bağlantılar için aktarım şifrelemesi güvencesi verilmez.

Otel ve işveren kayıtlarına kullanıcıların görev ve yetkileri kapsamında erişilir. Bildirim iletimi ve yapay zekâ ile yanıt üretimi gibi özelliklerde dış hizmet sağlayıcılarından yararlanılır.

Bildirimlerin cihazınıza ulaştırılması için cihazın bildirim belirteci ile bildirim içeriği ilgili iletim hizmetleri tarafından işlenebilir. Yapay zekâ hizmetlerine gönderilen içerik için aşağıdaki maskeleme ve takma adlandırma önlemleri uygulanır.

Bu dış hizmetler kapsamındaki veriler yurt dışındaki altyapılarda işlenebilir. Paylaşım, ilgili özelliğin çalışması için gerekli kapsamla sınırlı tutulur.

Asistanı kullandığınızda, mesajlarınız ve yanıt için gerekli bağlam model hizmetine gönderilmeden önce sunucumuzda filtrelenir. Eşleşen personel adları oturuma özgü takma kodlara dönüştürülür; telefon, e-posta, kimlik numarası ve IBAN gibi tanımlayıcılar maskelenir. Tutarlar gibi alanlar yer tutucularla değiştirilebilir. Araçlardan gelen sonuçlara da filtre uygulanır.

Model hizmetine filtrelenmiş metin ve gerekli işlem bağlamı iletilir. Takma adlandırma eşlemesi sistemimizde tutulduğundan bu işlem, verilerin geri döndürülemez biçimde tamamen anonimleştirildiği anlamına gelmez. Mesajlarınıza gereksiz kişisel bilgi veya sağlık bilgisi eklemeyin.

Yapay zekâ sağlayıcısına gönderilen içerik için sıfır saklama (ZDR) zorunluluğu uygulanmaz. Sağlayıcı tarafındaki saklama, kullanılan hizmetin koşullarına bağlıdır. Hesap ayarlarında eğitim ve ürün geliştirme amacıyla kullanıma izin verilmez; bu tercih, verinin hiçbir koşulda saklanmadığı anlamına gelmez.

Veriler, ilgili işleme amacı ve mevzuatın gerektirdiği süreler dikkate alınarak saklanır. İş sağlığı ve güvenliği kapsamındaki kişisel sağlık dosyaları için, işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıllık yasal saklama süresinin uygulanması gerekir.

Genel personel kayıtları

İşten ayrılıştan sonra genel saklama ayarı 10 yıldır. Sağlık dosyaları ve özel mevzuata tabi diğer kayıtlar kendi sürelerine göre ayrıca değerlendirilir.

Bordro ve personel belgeleri

Genel saklama ayarı 10 yıldır; belge türü, hukuki yükümlülük ve devam eden uyuşmazlıklar dikkate alınır. Sürenin dolması her belge için otomatik fiziksel silme anlamına gelmez.

Asistan sohbet geçmişi

Konuşmanın son güncellemesinden itibaren 30 gün.

Okutma konum bilgileri

Enlem ve boylam bilgileri 90 gün sonra temizlenir; puantaj kaydı ve terminale uzaklık bilgisi ayrı tutulabilir.

Ham cihaz kayıtları ve bildirimler

Turnike veya kart okuyucu ham kayıtları ile okunmuş bildirimler ve bildirim/SMS iletim kayıtları için 6 ay. Okunmamış uygulama içi bildirimler okunana veya ilgili hesap temizleme işlemi uygulanana kadar kalabilir.

Denetim kayıtları

10 yıl.

Veri başvurusu için hazırlanan indirme paketleri

Paket dosyası 30 gün sonra temizlenir; başvurunun kendisi ayrı değerlendirilir.

Yedekler

14 günlük saklama düzeni uygulanır.

Otelinizin hukuki yükümlülükleri ve uygulanabilir özel süreler dikkate alınır. Saklanması gereken işveren kayıtları ile uygulama hesabı ayrı değerlendirilir.

Uygulamayı kaldırmak, oturumu kapatmak veya hesabı yalnızca pasifleştirmek hesap silme işleminin karşılığı değildir.

Hesap ve veri silme seçeneklerini inceleyin.

Bilgileriniz hakkında bilgi edinme, kopya isteme, düzeltme ve silme başvuruları için kimliğinizin gerekli ve ölçülü biçimde doğrulanması istenebilir. Başvurularda şifre, giriş kodu veya gereksiz sağlık ve kimlik belgesi paylaşmayın.

Veri başvuruları: info@aideasoft.net

Destek sayfasına git